Tendencias del Turismo de Reuniones y Eventos (MICE)

La industria MICE ha pasado 2 años muy duros. Fue uno de los sectores turísticos que primero se vio afectado por la pandemia de Covid y está siendo uno de los últimos en recuperarse.

Los expertos esperan que al menos hasta el 2023 no se recupere la actividad normal que tenía el sector MICE en 2019.

Claves de la recuperación

Las claves para la recuperación del sector serán el avance de la vacunación en diferentes zonas del mundo, el fin de las restricciones a viajar en algunos países, la mejora en la confianza de los asistentes a reuniones y los problemas que puedan surgir en la cadena de suministros.

Tendencia

El sector tiene gran confianza en que el 2022 será el año de vuelta de las reuniones y eventos presenciales, que siguen siendo más productivos que los que se celebran de forma online. Y es que, la energía, la creatividad, el intercambio de conocimiento y el networking que se genera en los encuentros presenciales, es muy difícil de replicar en el mundo online.

Seguridad sanitaria – Las medidas sanitarias seguirán siendo fundamentales en 2022 para ofrecer seguridad y confianza, tanto a organizadores como a asistentes. Los organizadores cada vez prestan más atención a la salud y el bienestar de los asistentes a reuniones y eventos.

Según la evolución de la pandemia veremos la necesidad de exigir pasaportes sanitarios a los asistentes, pero la distancia social y el uso de mascarillas seguirá siendo un elemento fundamental en la planificación de reuniones y eventos la primera mitad del año.

Plan B y plan C – Los organizadores de reuniones tienen que estar preparados para diferentes escenarios, ya que todavía no está clara la evolución de la pandemia y cómo esta afectará a los viajes internacionales. La experiencia de estos últimos años hace necesario no solo tener un plan B, sino también un plan C. La flexibilidad es un valor fundamental en este sector.

Cambia el formato de las reuniones – Las reuniones son ahora más pequeñas, más cortas y se organizan a menor distancia de la empresa (en reuniones corporativas).

Según AMEX, se espera un aumento de los asistentes a las reuniones presenciales en torno al 4% durante 2022, y un aumento del gasto para desarrollar la reunión en torno al 3%. El gasto por asistente y día irá de los 500 dólares para reuniones y eventos, a más de 800 dólares para incentivos.

La duración de las reuniones presenciales aumentará ligeramente. La duración media irá desde algo menos de 2 días para reuniones a algo más de 3 días para incentivos.

En relación a la tipología de reuniones que mayor crecimiento van a tener, serán las pequeñas reuniones internas (alrededor de 50 personas) y los encuentros centrados en la formación.

Un segmento que va a crecer mucho son los eventos nicho. Eventos enfocados en una temática muy concreta y donde se busca generar un mayor impacto en los asistentes.

Tiempo de planificación – El tiempo de planificación de reuniones y eventos (ya de por sí muy cortos) puede reducirse todavía más, ya que muchos organizadores monitorizarán la evolución de la pandemia para elegir el mejor momento para organizar la reunión o el evento.

Las reuniones durante 2022 desarrollarán más sesiones y actividades al aire libre y en entornos naturales. Se busca desarrollar experiencias innovadoras que incentiven la participación activa de la audiencia.

Para ello, los organizadores también siguen buscando sedes no tradicionales que sorprendan a los asistentes y que creen experiencias inmersivas, que estimulen todos los sentidos.

Experiencias – Los asistentes buscan experiencias transformadoras. Se ha pasado de tener el foco en la generación de contenidos a tener uno más centrado en la experiencia. El engagement es un elemento fundamental para el desarrollo de reuniones y eventos exitosos.

Y es que lo experiencial está de moda. Los asistentes a reuniones y eventos quieren conectar con otras personas, compartir y sobre todo sentir (tener experiencias gratificantes y significativas). En los últimos años, ha crecido mucho la demanda de eventos experienciales, que nos emocionen y que nos toquen el alma y la mente.

Por ello, cada vez se desarrollan más experiencias multisensoriales, que cautivan al asistente y permiten que se involucren de una forma más directa con el contenido. La realidad aumentada y la virtual son herramientas perfectas para esto

Esta faceta experimental, también se tiene que trasladar a los asistentes virtuales, que participan en el evento de una forma online. El gran hándicap de las reuniones virtuales es replicar la interacción y el networking que se puede desarrollar en reuniones presenciales.

Gastronomía – La pandemia ha cambiado nuestras necesidades gastronómicas y nuestros hábitos de consumo. Las reuniones tienen que ofrecer variadas opciones de gastronomía para cubrir diferentes preferencias y necesidades dietéticas. Los asistentes son más conscientes de su salud y demandan opciones gastronómicas más sanas y saludables. También se verá un mayor uso de productos orgánicos y de kilómetro 0, bebidas détox, así como opciones veganas y vegetarianas.

Los buffets seguirán existiendo, pero para evitar aglomeraciones se incrementará el servicio en mesa.

Bleisure – Otra tendencia que veremos crecer será el concepto de Bleisure (business + leisure), por el que los asistentes a reuniones y eventos aprovechan sus viajes de trabajo, para tomar unos días libres y conocer mejor el destino donde han viajado.

Eventos híbridos

Los eventos híbridos están aquí para quedarse. Aunque el objetivo de muchos organizadores es volver a las reuniones presenciales, muchas reuniones y eventos tendrán a partir de ahora un componente virtual.

La clave para organizar buenas reuniones híbridas es el contenido y las aplicaciones tecnológicas de última generación, que permitan a los asistentes remotos una experiencia significativa. Hay que generar contenido que involucre y que motive a la gente a participar.

Podemos destacar algunas ventajas que los eventos híbridos pueden aportar a asociaciones y empresas:

• Menores costes.
• Audiencias más grandes.
• La vida del evento puede ser mayor que las reuniones presenciales.
• Es más fácil hacer seguimiento e interactuar de forma personalizada con los participantes.
• Feedback en tiempo real que permite adaptar el evento sobre la marcha.
• Son más sostenibles.

Si en 2020 y 2021 el foco de estos eventos híbridos estaba en el contenido, cada vez se presta más atención al componente de entretenimiento, que permita mantener a la audiencia cautiva y luchar contra la fatiga generada por tantos webinars y sesiones online en los últimos dos años.

Por otro lado, tener un componente virtual siempre es una garantía de poder desarrollar la reunión, si por diversas circunstancias, la parte presencial se tiene que cancelar.

Algunas ideas para mejorar las reuniones híbridas:

• Ofrecer a ponentes y presentadores una guía de actuación para mantener a la audiencia activa y participativa.
• Reducir la duración de las presentaciones.
• Tener elementos lúdicos o de entretenimiento entre diferentes sesiones.
• Introducir elementos para incentivar la participación activa de los asistentes virtuales (encuestas, juegos, sorteos, etc.).
• Asegurar la seguridad y privacidad de los datos de los asistentes virtuales.

Sostenibilidad

Los organizadores tienen la sostenibilidad como uno de los factores fundamentales a la hora de desarrollar sus reuniones y eventos. Según AMEX, el 83% de los organizadores encuestados en su último informe tendrán en la sostenibilidad un factor importante a la hora de elegir destino y proveedores para su próxima reunión.

Principales acciones para lograr reuniones y eventos más sostenibles:

• Evitar los desplazamientos innecesarios en el programa.
• Reducción de consumo de papel y otros recursos escasos.
• Mejorar la eficiencia energética.
• Aumentar el reciclaje.
• Desarrollar acciones de Responsabilidad Social Corporativa.
• Incrementar el uso de productos locales para la oferta gastronómica, los materiales de producción y los regalos, que permita aportar valor a las comunidades locales donde se desarrolla el evento.

Cada vez son más las organizaciones y empresas que quieren calcular y reducir la huella de carbono que generan sus reuniones y eventos.

Por otra parte, los eventos tienen que avanzar para ser más diversos, inclusivos y equitativos.

Tecnología

La tecnología permite a los organizadores planificar mejor, aumentar la participación e interacción de los asistentes, recoger datos relevantes del comportamiento de los mismos y reducir costes y tiempo de organización.

 

En los últimos dos años hemos visto cómo se ha avanzado significativamente en la digitalización de los eventos. Registros y acreditación online, gestión online de muchos componentes de la reunión, pagos móviles y check in online, son solo algunos ejemplos.

Las sedes de reuniones han aprovechado la pandemia para invertir en mejorar sus instalaciones en relación a tecnológicas aplicadas a la grabación de eventos y su transmisión. Muchos tienen ahora platós de televisión para desarrollar reuniones híbridas o virtuales. Ahora conocen mucho mejor la producción audiovisual.

También se ha extendido el uso del Strategic Meeting Management, software informático en la gestión de reuniones. Entre los beneficios de su uso, podemos destacar:

• Ahorro económico.
• Visión más estratégica de la reunión.
• Reducción del riesgo (tanto financiero, legal como sanitario).
• Mayor transparencia.
• Mejor complace.
• Aumento de la satisfacción de asistentes.

En cuanto a las nuevas tecnologías, cabe destacar el aumento de la conectividad 5G en sedes de reuniones y el uso de tecnologías inmersivas como la realidad virtual y aumentada, el internet de las cosas y el uso de hologramas.

Recientemente se ha hablado mucho del Metaverso que quiere crear Facebook y que podría ofrecer a reuniones y eventos soluciones para mejorar la interacción y el networking entre los asistentes virtuales.

Perspectivas por áreas geográficas según American Express Meeting & Events

En Europa la recuperación será lenta, aunque los organizadores son positivos sobre la vuelta a cierta normalidad. Los destinos más demandados de 2022 serán:

1. Atenas
2. Paris
3. Madrid
4. Barcelona
5. Londres

Las previsiones son mejores para el continente americano. En Norteamérica los organizadores piensan que el sector tendrá una importante recuperación a partir de junio. Los destinos más demandados este año serán:

1. Nueva York
2. Tampa, Florida
3. Atlanta, Georgia
4. Las Vegas, Nevada
5. Phoenix, Arizona

En América Central y del Sur también hay confianza de que el sector se recupere pronto. Los destinos más demandados este año serán:

1. Ciudad de México
2. Sao Paulo
3. Playa Del Carmen
4. Bogotá
5. Puebla

Por último, en Asia, aunque las perspectivas son también positivas, todo dependerá de la apertura de algunos países al turismo internacional. Los destinos más demandados este año serán:

• Tokio, Japón
• Shanghái, China
• Seúl, Corea del Sur
• Taipéi, Taiwán
• Osaka, Japón