¿Como va a evolucionar el turismo MICE en 2023?

Situación actual del sector MICE

Camino a la normalidad  

En 2022 se recuperó gran parte de la normalidad en el turismo de reuniones y eventos.

Con el levantamiento a las restricciones de movimiento y las limitaciones de aforo en reuniones y eventos, el sector MICE se activó definitivamente el año pasado. Aunque todavía no se alcanzaron las cifras del 2019, el crecimiento ha sido muy positivo. Probablemente habrá que esperar a 2024 para lograr la recuperación total del sector.

El problema es que, aunque hay buenas previsiones para el primer trimestre del año, el resto del año se ve con bastante incertidumbre. La situación económica a nivel global (inflación y posible recesión), la recuperación de la conectividad aérea, la falta de personal cualificado y la evolución de la guerra en Ucrania generan dudas sobre el potencial de crecimiento del sector.

En 2022 el sector MICE ha vuelto a la presencialidad. Más del 75% de todas las reuniones el año pasado fueron presenciales. Los profesionales, con bastante fatiga digital por la pandemia, quieren conectar de forma presencial.

Retos claves para la recuperación:

• Conectividad – Recuperación de la conectividad perdida durante la pandemia.
• Seguridad – La seguridad seguirá siendo importante para muchos organizadores (física, digital y sanitaria).
• Aumento de la demanda de espacio – Hay un exceso de demanda para la oferta existente (Seller’s Market) – el poder está en manos de proveedores de alojamiento y de sedes para reuniones.
• Falta de personal – Se ha perdido talento en el sector durante la pandemia. La falta de profesionales cualificados está afectando a la organización de reuniones y eventos.
• Inflación – El aumento de costes de la energía, el transporte y los productos puede tener importante impacto en los presupuestos.
• Situación económica puede afectar a la evolución del sector MICE. Posible recesión.
• Aumento de las necesidades de los organizadores de reuniones – Necesidad de medir el ROI, buscar nuevas fuentes de ingresos y rebajar los costes sin dañar la experiencia del servicio.
• Nuevas necesidades de los asistentes a reuniones y eventos – Los asistentes demandan reuniones y eventos que sean más participativos, experienciales y que les aporten más valor añadido.
• Plazos – los plazos en las cotizaciones para la organización de reuniones y eventos se están reduciendo mucho. Los proveedores tienen que adaptarse a esta nueva situación y poder tener la agilidad de preparar propuestas totalmente personalizadas, en un tiempo más corto.

Factores o drivers que van a impulsar este sector

• Tecnología
• Sostenibilidad
• Wellness
• Políticas de diversidad e inclusividad

Claves para la organización de reuniones y eventos post pandemia

• Gestión eficaz de los recursos disponibles
• Mas creatividad para sacar partido a presupuestos escasos
• Flexibilidad para atender peticiones a poco plazo
• Los meeting planners buscan destinos secundarios
• Mayor uso de software para la gestión de reuniones (SMM)
• Mejor recolección de datos para toma de decisiones estratégicas
• Definir mejor cómo conectar a las personas en las reuniones presenciales y las híbridas
• Mejor uso de las tecnologías para incentivar la participación activa (engagement) de los asistentes
• Mayor flexibilidad de proveedores MICE
• Mayor compromiso con la sostenibilidad

Tendencias en turismo MICE en 2023

La captación MICE como herramienta de desarrollo económico – Los destinos tienen que captar reuniones y eventos que ayuden a mejorar la competitividad de industrias clave o sectores de actividad estratégicos, que garantice el crecimiento económico del territorio.

Datos sobre los que tomar decisiones estratégicas – Los destinos MICE deben conocer mejor la actividad MICE que se desarrolla en su territorio y calcular el impacto económico y social (legado) que genera en el destino.

Confianza – Actualmente es básico saber transmitir seguridad y confianza a los organizadores de reuniones y a los asistentes.

Teletrabajo y entornos híbridos – Las empresas tienen a sus empleados más dispersos y deslocalizados tras la pandemia y fruto del crecimiento del teletrabajo. Las empresas necesitan organizar reuniones y eventos para

• Mejorar la relación entre los empleados y cohesionar al grupo
• Fortalecer la cultura empresarial a través de branding interno
• Incentivar la creatividad
• Motivar a los empleados
• Aumentar la productividad global de la empresa
• Retener el talento

Cambia el formato de las reuniones – Ahora son más pequeñas, más cortas, con menor presupuesto, enfocadas en una temática más concreta y organizadas a menor distancia de la empresa (reuniones corporativas).

Sedes de reuniones – Los centros de convenciones deben ofrecer salas de reuniones más flexibles y polivalentes, que se ajustan a diferentes necesidades y formatos de reunión.  Durante la pandemia se han realizado importantes inversiones en mejorar dotaciones tecnológicas para grabar y retransmitir eventos híbridos o virtuales. Con la instalación de platós de televisión y con más experiencia en producción audiovisual.

Contratación – El sector demanda una mayor flexibilidad en políticas de cancelación, para dar confianza a los clientes. No obstante, el exceso de la demanda hace que los proveedores tengan mayor margen de negociación sobre las condiciones de contratación.

Nuevos formatos – Las reuniones desarrollan más sesiones y actividades al aire libre y en entornos naturales, cerca del centro de convenciones o del hotel sede. Por otro lado, los recintos feriales y los centros de convenciones aumentan la producción de eventos propios.

Tiempo de planificación – El tiempo de planificación de reuniones y eventos (ya muy corto) se está reduciendo todavía más. Ahora son un 25% más cortos que antes de la pandemia.

Sedes no convencionales – Crece mucho el interés por sedes fuera de lo normal: museos y otras entidades culturales, venues históricos, espacios académicos o incluso galerías de arte.

Transformación digital de los eventos – La tecnología se ha enfocado principalmente en una gestión eficaz del evento, en mejorar la experiencia de los asistentes, en crear nuevos canales de comunicación y en optimizar los niveles de participación (engagement).

La tecnología permite a los organizadores planificar mejor, aumentar la participación e interacción de los asistentes, recoger datos relevantes del comportamiento de los mismos y reducir costes y tiempo de organización.

Las herramientas más utilizadas son los registros y las acreditaciones online, la conectividad 5G, la gestión online de componentes de la reunión, los pagos móviles o el check in online.

También ha crecido mucho el uso de software para gestión de reuniones (SMM), que permite un ahorro económico, una visión más estratégica de la reunión, una reducción del riesgo y una mayor transparencia y compliance.

Los sedes de reuniones y hoteles deben tener buenas dotaciones tecnológicas en:

• Conectividad WIFI de alta calidad y gran velocidad en todas las áreas de los hoteles y centros de convenciones
• Tecnologías y aplicaciones móviles para gestión de eventos
• Sistemas de registro online
• Comunicación digita

Sostenibilidad – Crece la concienciación en torno a la sostenibilidad. Cada vez más asociaciones y empresas calculan la huella de carbono de sus eventos, definiendo también medidas compensatorias. Los clientes ponen mayor interés en temas de diversidad, equidad e inclusión.

Las principales acciones para lograr reuniones y eventos más sostenibles son:

• Evitar los desplazamientos innecesarios
• Reducir el uso de recursos escasos
• Mejorar la eficiencia energética y uso de energías renovables
• Reducir los desperdicios y gestionarlos bien
• Aumentar el reciclaje
• Desarrollar acciones de responsabilidad social corporativa que aporten un valor añadido al destino y dejen un legado en la comunidad local
• Poner en marcha iniciativas que mejoren la inclusividad y la diversidad
• Usar productos locales tanto en la oferta gastronómica (primando productos de temporada y orgánicos), como también en los materiales de producción utilizados y los regalos que se entregan a los asistente

Importancia de la creatividad – Los organizadores deben ser más creativos para: lograr conectar con los asistentes de una forma diferente y más emocional, justificar el viaje para reunirse, aumentar la inclusión y participación en los eventos, aumentar la productividad y generar más valor a los participantes.

Gastronomía – Se demandan opciones de gastronomía más sanas y saludables que cubran diferentes preferencias y necesidades dietéticas. Mayor uso de productos locales, de temporada y orgánicos.

Bleisure (business + leisure) – Los asistentes aprovechan viajes de trabajo, para tomar unos días libres y conocer mejor el destino donde han viajado.

Eventos híbridos – Los eventos híbridos están aquí para quedarse. Aunque vuelven las reuniones presenciales, muchas tendrán un componente virtual.

Y en un próximo futuro…

El Metaverso como herramienta potencial para mejorar la interacción y el networking entre los asistentes a reuniones y eventos virtuales.